Архивист

Должностные обязанности:

• Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы структурного подразделения архива и их реализации.
• Составляет отчеты о проделанной работе.
• Осуществляет работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, готовит документы к передаче в лабораторию.
• Ведет работу по топографированию документов.
• Участвует в работе по ведению основных и вспомогательных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности документов, приеме документов на постоянное и временное хранение.
• Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения.
• Участвует в осуществлении контроля соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.
• Ведет вспомогательные учетные документы.
• Проводит обеспыливание, шифровку и перешифровку дел, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, картонирование, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
• Участвует в ведении наблюдательных дел архивов организаций.
• Принимает участие в оказании методической и практической помощи специалистам архивов и служб делопроизводства организаций - источников комплектования.
• Участвует в работе по упорядочению документов организаций и оказанию им других услуг.
• Участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.
• Выполняет работы по ведению каталогов и баз данных, подготовке справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.
• Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий, в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации.
• Принимает участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.
• Исполняет запросы различного характера.
• Осуществляет работы по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам.
• Участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, в археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно-справочного аппарата к документальным публикациям.
• Осуществляет сверку текста с оригиналом.
• Принимает участие в чтении, датировке и описании документов.
• Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.
• Проводит описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах.
• Участвует в разработке методических документов и их внедрении.
• Участвует в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива.
• Обеспечивает специалистов архива научно-технической информацией.
• Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях, в обеспечении работы методической (экспертно-методической) комиссии.

Должен знать:

• законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;
• нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;
• вспомогательные исторические дисциплины;
• текстологию;
• состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;
• системы хранения и классификации архивных документов;
• нормативы условий и режимов хранения документов;
• виды справочно-поисковых средств архива;
• основы организации труда;
• порядок составления планово-отчетной документации;
• отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения;
• основы документационного обеспечения управления;
• основы применения компьютерной техники;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила по охране труда и пожарной безопасности.

Требования к квалификации.

Архивист 1 категории - высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" без предъявления требований к стажу работы либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" без предъявления требований к стажу работы, либо среднее профессиональное образование по специальности "Документационное обеспечение управления и архивоведение" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 2 лет.

Архивист 2 категории - среднее профессиональное образование по специальности "Документационное обеспечение управления и архивоведение" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 1 года.

Архивист - среднее профессиональное образование по специальности "Документационное обеспечение управления и архивоведение" без предъявления требований к стажу работы.

Должностные обязанности:

• Организует хранение и обеспечивает сохранность поступивших в архив документов, подлежащих приему на государственное хранение.
• Проводит экспертизу научной ценности документов и оформляет ее результаты.
• Совместно с экспертной комиссией выявляет уникальные, особо ценные документы, документы ограниченного использования, документы для реставрации и микрофильмирования, а также для создания страхового фонда.
• Составляет на основании решений экспертной комиссии акты на уничтожение документов и проводит уничтожение документов.
• Составляет карточки фондов, списки фондов и коллекций, имеющихся в архиве, реестры описей.
• Разрабатывает каталоги архива и изучает степень их использования.
• Обеспечивает эффективное использование информационно-поисковых средств.
• Осуществляет учет поступления микрофильмов в страховой фонд.
• Подготавливает ответы на запросы социально-правового характера.
• Оформляет документы для допуска исследователей к работе в читальном зале архива, знакомит их с информационно-поисковыми системами.
• Оформляет выдачу дел, выписок из документов, справочных изданий, машинописных копий, фотокопий и микрофильмов.
• Составляет алфавитную картотеку исследователей и тем исследований, осуществляет поиск отсутствующих дел (документов).
• Осуществляет совместно с хранителем фондов проверку наличия и состояния документов, анализирует и оформляет результаты проверки.
• Участвует в работе научного совета, экспертной, экспертно-проверочной и методической комиссий, оказывает методическую и практическую помощь подразделениям в организации управленческой документации, в формировании дел и передаче их на государственное хранение.

Должен знать:

• законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы, регламентирующие работу архивов;
• методы проведения научных исследований, осуществляемых в архиве;
• научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела;
• системы хранения и классификации документов;
• состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;
• справочно-информационный фонд и информационно-поисковые системы архива;
• основные положения секретного и несекретного делопроизводства;
• государственные стандарты на документацию;
• правила по охране труда и пожарной безопасности;
• правила внутреннего трудового распорядка.

Требования к квалификации.

Архивист I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности архивиста II категории не менее 3 лет.

Архивист II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности архивиста не менее 3 лет.

Архивист: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы в должности архивариуса не менее 3 лет.