Администратор офиса

Должностные обязанности:

• Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
• Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
• Оформляет документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует техническое обслуживание и ремонт оргтехники.
• Осуществляет контроль за оформлением помещений офиса, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов, предназначенных для выдачи клиентам.
• Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
• Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов.
• Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
• Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с требованиями пожарной безопасности.
• Организует ведение делопроизводства офиса, управление входящими и исходящими звонками.
• Заказывает авиа- и железнодорожные билеты, обеспечивает заказ автотранспорта для работников офиса.
• Организует эффективное и культурное обслуживание клиентов, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты и пр.
• ).
• Обеспечивает проведение переговоров с партнерами, клиентами.
• Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации).

Должен знать:

• законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере туризма;
• планировку, расположение и правила оформления помещений офиса;
• правила и методы организации работы офиса;
• этику взаимоотношений в коллективе;
• стандарты делопроизводства (перечень документов, подлежащих хранению;
• классификацию документов, порядок их оформления, регистрации, прохождения, хранения);
• порядок заключения договоров;
• организацию снабжения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями;
• методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера;
• основы эстетики, этики и социальной психологии;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила по охране труда и пожарной безопасности.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование по специальности "Туризм" без предъявления требований к стажу работы.