Администратор офиса

Источник: Пропроф.ру

Квалификационные характеристики должностей работников организаций, осуществляющих экскурсионную деятельность

Должности специалистов

Должностные обязанности:

  • Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
  • Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
  • Оформляет документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует техническое обслуживание и ремонт оргтехники.
  • Осуществляет контроль за оформлением помещений офиса, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов, предназначенных для выдачи клиентам.
  • Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
  • Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов.
  • Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
  • Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с требованиями пожарной безопасности.
  • Организует ведение делопроизводства офиса, управление входящими и исходящими звонками.
  • Заказывает авиа- и железнодорожные билеты, обеспечивает заказ автотранспорта для работников офиса.
  • Организует эффективное и культурное обслуживание клиентов, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты и пр.
  • ).
  • Обеспечивает проведение переговоров с партнерами, клиентами.
  • Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации).

Должен знать:

  • законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере туризма;
  • планировку, расположение и правила оформления помещений офиса;
  • правила и методы организации работы офиса;
  • этику взаимоотношений в коллективе;
  • стандарты делопроизводства (перечень документов, подлежащих хранению;
  • классификацию документов, порядок их оформления, регистрации, прохождения, хранения);
  • порядок заключения договоров;
  • организацию снабжения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями;
  • методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера;
  • основы эстетики, этики и социальной психологии;
  • основы трудового законодательства;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила по охране труда и пожарной безопасности.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование по специальности "Туризм" без предъявления требований к стажу работы.

Комментарии: 0

Прокомментируйте

Это поле необязательно для заполнения